Fonctionner en groupe

Pour commencer vous aurez probablement le réflexe d’organiser des réunions pour établir la stratégie et en distribuer les responsabilités. L’organisation de réunion est en tant que telle une responsabilité souvent sous-estimée. Des réunions qui se passent bien et qui ont été bien cadrées à l’avance et pendant ces temps facilitent grandement la progression.

Vous aurez à établir comment sont prises vos décisions, quelles sont les limites de l’autonomie de chacun·e dans leurs responsabilités, comment s’organiser les réunions ou encore comment communiquer dans le collectif.

 

Proposition pour faciliter l’organisation des réunions

  • Annoncer la date, la durée et le lieu au moins à l’avance en précisant les modalités de participation ;
  • Proposer un ordre du jour, si possible minuté, à l’ensemble des participants·e·s avant la tenue de la réunion ;
  • Prévoir un nombre de points limité avec des objectifs précis pour chacun des points. Si besoin, prévoir des temps d’introduction (et des personnes pour le faire), de débat et de décision ;
  • Prévoir un temps dédié à la présentation et à l’accueil des nouveaux/elles participant·e·s ;
  • En dehors des temps d’introduction, faire en sorte qu’aucune intervention ne dépasse 5 minutes ;
  • Prévoir la rédaction d’un compte-rendu des débats, des décisions et des tâches à effectuer avec des personnes associées à chaque tâche ;
  • Transmettre le compte rendu le plus rapidement possible à l’ensemble des participant·e·s ainsi qu’aux listes concernées et, si possible, l’archiver dans un espace de partage de documents.

Rôles à définir au début de chaque réunion:

Au moins une personne en charge de l’animation
Elle anime tout ou partie de la réunion, favorise la participation, facilite la tenue des débats et le bon
déroulement des travaux. Si nécessaire, elle propose un tour de table pour permettre à chaque participant·e de se présenter.
Elle vérifie que tout le monde est d’accord avec l’ordre du jour et le minutage proposés.
Elle peut mettre en place des tours de parole lorsque plusieurs personnes souhaitent s’exprimer.
Elle peut mettre en œuvre des techniques d’animation visant à faciliter la participation aux débats :

    • inscrire en priorité les personnes qui ne se sont pas exprimées (principe de la double liste) ;
    • alterner les interventions des hommes et des femmes ;
    • mettre en place une feuille pour des questions/interventions écrites ;
    • mettre en œuvre des temps créatifs (temps de « brainstorm » ou « boulègue teston »,
      technique des post-it…).

Elle veille à ne pas monopoliser la parole et fait en sorte de ne pas imposer son point de vue.
Elle écoute et prend en compte les points de vue exprimés pour réaliser des synthèses, soumettre des
propositions à l’ensemble des participant·e·s et trouver des personnes pour chaque tâche à réaliser

Au moins un personne en charge de la rédaction du compte rendu

Elle s’assure, en lien avec la personne en charge de l’animation, du respect des temps prévus pour
les discussions (introduction des points et équilibre des temps de paroles entre les participants).
Elle signale l’approche de la fin des temps prévus et les besoins d’adaptation de l’ordre du jour et de la durée de la réunion.

Les Différentes techniques de prises de décisions

Au consensus: Cette méthode permet de faire en sorte que tout le monde soit à l’aise avec la décision et qu’elle soit discutée et construite ensemble.

Par consentement: Elle permet aussi la co-construction de la décision mais en cas de désaccord mineur, elle permet d’avancer tout de même en s’assurant que tout le monde puisse « vivre avec » la décision.

Par vote: Cette méthode intervient en cas de désaccord majeur, pour trancher une question importante que le débat n’a pas pu améliorer assez et faire accepter à tout le monde.

En savoir plus

Communiquer dans le collectif

L’important est de toujours bien penser à quel groupe, quelle boucle, quelles personnes ont besoin de quelles informations et de penser par cercles : Les informations générales à fournir à tous les sympathisants (la prochaine manifestation, le rendu du recours juridique, les différentes façons récapitulées de rejoindre et d’aider le collectif, …).

Celles-ci peuvent prendre la forme de newsletters épisodiques, par exemple mensuelles.

  • Les informations d’organisation du collectif (réunions, comptes-rendus, …) ;
  • Les informations rapides et quotidiennes des personnes les plus impliquées, qui ne nécessitent pas d’être communiquées telles quelles directement à tout le monde et qui au contraire pourraient les noyer d’informations peu importantes pour elles.

 Vous aurez besoin d’outils de communication interne pour vous tenir au courant de vos avancées, de nouveautés et d’articles, discuter hors des temps de travail collectif ou organiser vos événements.

Pour aller plus loin